Parkinson’s Law of Time
আপনি কোন একটা কাজের জন্য যতোটুকু সময় রাখবেন, কাজটা করতে ততটুকু সময়ই লাগবে।
কাজ, সব সময়ই available সময় গুলো পুরোপুরি নিয়ে নেয়।
কোনো কাজের জন্য যত বেশি সময় রাখবেন Procrastination ততো বেড়ে যাবে, আর তত সময় ধরেই কাজটা কমপ্লিট করতে হবে এই চিন্তায় Frustration এ থাকবেন।
এজন্যই আমাদের পরীক্ষার আগের রাতে খুব কম সময়ে অনেক বেশি পড়া হয় যেটা গত 6 মাসেও হয় নাই।
আমাদের টোটাল এফিসিয়েন্সির মাত্র 30% ব্যবহার করি। মানে চাইলেই আরো বেশি Potential দিয়ে কাজ গুলো তাড়াতাড়ি উঠিয়ে নিতে পারি।
তাই কোন কাজ করতে ঠিক কতটুকু সময় লাগা উচিত সেটা হিসাব করে নিয়ে তার থেকে বড়জোর কিছু সময় বাড়িয়ে সেই কাজটার জন্য Calendar Schedule ফিক্স করে ফেলা ভালো।
এতে কোন কাজের পর কোন কাজ করব, সেটা নিয়ে ভাবার মাঝে Time Waste হয় না। আর কাজটা সেই Schedule সময়ের মধ্যে পুরোপুরি শেষ না হলেও, অনেকটা হয়ে যায়।
তাই প্রতি সপ্তাহের আর প্রতিদিনের 2/3 টা Important কাজ Top Priority তে রেখে Google Calendar এ Schedule করতে পারলে দেখবেন একমাসে আপনার Progress গত 6 মাসের Progress এর সমান।
Parkinson’s Law:
Work expands so as to fill the time available for its completion
Parkinson’s Law কে কাজে লাগাবেন কিভাবে?
Law টা জানলেই হবে না, প্রতিদিনের কাজে বসাতে হবে। আমি যেভাবে করতে বলি:
- আগে Time Estimate করবেন। কাজটা Focus দিয়ে করলে কতক্ষণ লাগবে, সেটা লিখে ফেলবেন। প্রথম কয়েকবার ভুল হবে, সমস্যা নাই। কয়েক সপ্তাহ পর দেখবেন Estimate অনেক কাছাকাছি আসছে।
- অল্প একটু Buffer রাখবেন। 2 ঘণ্টার কাজে বড়জোর 20/30 মিনিট বাড়তি। পুরো বিকেল দিয়ে দিলে কাজটাও পুরো বিকেল খেয়ে ফেলবে।
- Calendar এ Block করবেন। শুধু To-do List এ লিখে রাখলে কাজটা সারাদিন ঝুলে থাকে। Google Calendar এ শুরু আর শেষের সময় দিয়ে রাখলে মাথায় একটা Deadline কাজ করে।
- Block এর মধ্যে একটা কাজই করবেন। Phone দূরে, Notification বন্ধ। নাহলে Block এর সময় শেষ হয়, কাজ শেষ হয় না। কিভাবে করবেন সেটা লিখেছি Remove Distractions এ।
- দিন শেষে 5 মিনিট Review করবেন। কোন কাজে Estimate এর থেকে বেশি লাগলো আর কেন লাগলো, এক লাইনে লিখে রাখবেন।
যে ভুলগুলো আমরা প্রায়ই করি
- সকালে উঠেই Email, Message আর ছোট ছোট কাজ দিয়ে দিন শুরু করা। দিন শেষে মনে হয় অনেক ব্যস্ত ছিলাম, কিন্তু Important কাজটাই হয়নি। এটাকেই বলে Busy Work।
- সব কাজকে Important মনে করা। 10টা কাজ Priority তে থাকলে আসলে কোনোটাই Priority না। কোনটা আগে করবেন সেটা ঠিক করার উপায় আছে Prioritize Post এ।
- Deadline অনেক দূরে, তাই আজকে শুরু না করা। Parkinson’s Law এখানেই সবচেয়ে বেশি ধরা খাওয়ায়।
- Break ছাড়া টানা কাজ করা। Tired Brain এ 1 ঘণ্টার কাজ 3 ঘণ্টায় হয়। মাঝে ছোট একটা Power Nap অনেক Help করে।
একটা Simple Daily Routine
সকালে কাজ শুরু করার আগে 10 মিনিট সময় নিবেন:
- আজকের 2/3টা Important কাজ বাছাই করবেন, এর বেশি না। একে আমি Focus List বলি।
- প্রতিটা কাজের পাশে Time Estimate লিখবেন।
- Calendar এ Block বসাবেন, সবচেয়ে কঠিন কাজটা দিনের শুরুতে। এই Idea টা Eat That Frog বই থেকে নেওয়া।
- বাকি ছোট কাজগুলো একটা Block এ একসাথে রাখবেন, যেমন বিকেলে 30 মিনিট শুধু Message আর Email।
Daily Task গুলো কোথায় আর কিভাবে লিখে রাখবেন, সেটা নিয়ে আলাদা করে লিখেছি: Daily Task কিভাবে Manage করবেন।
তাহলে যদি Summary করি:
- যেই কাজের জন্য যত সময় রাখবেন, কাজটা তত সময়ই নিবে।
- আগে Estimate, তারপর অল্প Buffer, তারপর Calendar এ Block।
- প্রতিদিন 2/3টা Important কাজ, এর বেশি না।
- দিন শেষে 5 মিনিট Review।
সময় বাড়ালে কাজ ভালো হয় না।
শুধু লম্বা হয়।
এই টপিকে আরো কিছু Resource:
– Free থাকার চেয়ে Busy Schedule এ থাকলে আরো বেশি কাজ হয়।
– যেই কারণে Procrastination হয়
– Negative Effect of Multitasking
– Remotely Agency চালানোর জন্য কী কী Soft Skill লাগবে?
